* R E C E P C J A * System "RECEPCJA" przeznaczony jest do wspomagania pracy recepcji hotelu, biura rezerwacji, kantoru oraz księgowości Podstawowymi funkcjami systemu są funkcje wspomagające pracę recepcji. Funkcje te w znaczny sposób ułatwiają a co za tym idzie przyśpieszają obsługę gości hotelowych. Po zarejestrowaniu meldunku gościa system automatycznie kontroluje rachunek danego pokoju dopisując poszczególne doby hotelowe według wcześniej zadeklarowanych cenników oraz wykorzystywanych przez gościa usług dodatkowych takich jak śniadania, parking itp.. W czasie pobytu gościa system umożliwia dopisanie dowolnego rachunku do pokoju. Jeśli hotel wyposażony jest w elektroniczną centralę telefoniczną umożliwiającą przekazywanie danych o odbytych połączeniach do komputera (np.. TELESIS,ALCATEL,PANASONIC itp.) system automatycznie dopisuje do rachunku gościa koszt rozmów jakie zostały przeprowadzone podczas jego pobytu w hotelu. Podczas wykonywania funkcji wymeldowania gościa z hotelu system podlicza wszystkie rachunki danego pokoju oraz umożliwia wydruk rachunku, faktury -VAT- lub paragonu w zależności od potrzeb. System umożliwia dowolne łączenie rachunków kilku pokoi lub wystawianie kilku oddzielnych rachunków dla pojedynczego pokoju. Jeśli zostanie wydrukowana faktura -VAT- system automatycznie rejestruje ją w rejestrze sprzedaży -VAT- z podziałem kwot według stawek podatkowych. Rejestr sprzedaży może być przeglądany lub drukowany dla dowolnego okresu czasu. System wyposażony jest również w rejestr grup zorganizowanych. W rejestrze tym rejestrowane są wszystkie grupy zorganizowane zameldowane w hotelu oraz meldunki indywidualne których pobyt opłacony zostanie przez biura podróży. Rejestr zawiera podstawowe dane niezbędne do wystawienia faktury za pobyt gości tj. czas pobytu w hotelu, strukturę zajmowanych pokoi, imprezy dodatkowe oraz wartość wystawionych faktur. Rejestr jest bardzo przydatny do kontroli rozliczeń za poszczególne imprezy z biurami podróży. Na podstawie zarejestrowanych danych meldunkowych system automatycznie oblicza stopień wykorzystania pokoi hotelowych w danym dniu lub w przeciągu dowolnie wybranego okresu czasu. System wyposażony jest w cztery rodzaje cenników ; pokojowy, łóżkowy, ofertowy oraz uznaniowy. Cenniki te umożliwiają w sposób automatyczny dowolne kształtowanie cen pokoi w zależności od prowadzonej polityki cenowej hotelu. Ceny pokoi mogą być stałe lub dynamicznie zmieniane w zależności od stopnia wykorzystania pokoju ,długości pobytu gościa lub rodzaju gościa (zniżka dla miejsc wykorzystywanych przez dzieci). Z ceną pokoju może zostać zsumowana dowolna usługa (śniadanie). System wyposażony jest w szereg funkcji koniecznych do prawidłowej pracy recepcji takich jak ; 1. Rejestracje meldunku indywidualnego 2. Rejestracje meldunku grupy zorganizowanej / konferencji 3. Przegląd oraz edycja danych meldunkowych 4. Zamiana zameldowanego pokoju 5. Domeldowanie gościa do pokoju 6. Wymeldowanie jednego gościa z pokoju bez wystawiania rachunku za pobyt jeśli w pokoju zameldowana jest więcej niż jedna osoba. 7. Częściowe rozliczenie rachunków gości hotelowych 8. Przyjęcie zaliczki na poczet pobytu w hotelu 9. Zwrot wcześniej pobranej zaliczki 10. Wymeldowanie gościa indywidualnego wraz z rozliczeniem rachunku pokojowego 11. Wymeldowanie wraz z rozliczeniem grup zorganizowanych 12. Podręczna kasa umożliwiająca sprzedaż artykułów będących na stanie recepcji 13. Przyjęcie dowolnego rodzaju rachunków zewnętrznych 14. Zestawienia zajętych oraz wolnych pokoi (wykorzystanie hotelu) 15. Zestawienia osób do zameldowania oraz wymeldowania w danym dniu. 16. Raporty dla służby pięter 17. Raporty dla kuchni (ilości zamówionych posiłków ) 18. Szybkie podglądy danych o gościach zameldowanych, rezerwacji oraz archiwum meldunków. 19. Automatycznie tworzony katalog firm ułatwiający wystawianie faktur dla stałych gości. 20. Możliwość dopisania do meldunku dowolnej usług która będzie dodawana dopisania rachunku każdej doby hotelowej (posiłki , parking , itp.). System przeznaczony jest również do kontroli pracy recepcji oraz wszelkich obrotów gotówkowych i bezgotówkowych. Każda operacja finansowa zakończona jest wystawieniem stosownego rachunku. System przygotowany jest do podłączenia czytników kart magnetycznych kontrolujących wszystkie ważniejsze operacje. Podczas zmiany obsługi recepcji możliwe jest wydrukowanie raportu recepcji (raport kasowy). Raport oprócz wystawionych rachunków zawiera dane o ilości gości zameldowanych, wymeldowanych oraz przebywających w hotelu podczas pracy danej zmiany, stan kasy oraz wartości sprzedanych usług z podziałem na formy płatności. System umożliwia również kontrolę obrotu drobnymi artykułami jakie mogą znajdować się na stanie recepcji (papierosy, foldery, bilety, żetony ). Zestawienie o stanie tych artykułów znajduje się również w raporcie kasowym. Drugą podstawową funkcją systemu jest podsystem rezerwacji. Funkcje systemu umożliwiają rezerwację konkretnych pokoi jak również wykonywanie rezerwacji w/g. typów pokoi bez konieczności wskazania konkretnych pokoi zarówno przez gości indywidualnych jak i przez grupy zorganizowane. System umożliwia również rezerwację pokoi w ilości przekraczającej eksploatacyjną pojemność hotelu (overbooking). Podczas rejestracji rezerwacji możliwe jest dopisanie usług dodatkowych które będą wykorzystywane przez gościa ( śniadania , obiady , kolacje , itp..). Funkcja ta umożliwia planowanie posiłków wykorzystywane przez gościa ( śniadania ) Funkcje podsystemu rezerwacji umożliwiają ; 1. Rejestrację rezerwacji wraz z wydrukiem potwierdzenia rezerwacji oraz pobraniem zaliczki na poczet przyszłego pobytu gościa w hotelu. 2. Przegląd oraz zmianę danych o rezerwacji. 3. Przyjęcie zaliczki na poczet przyszłego pobytu. 4. Wydruk potwierdzenia rezerwacji. 5. Anulowanie rezerwacji. 6. Zestawienie rezerwacji. 7. Graficzne przedstawienie wykorzystania pokoi hotelowych w przeciągu roku. 8. Zestaw raportów o planowanych przyjazdach ,pobytach oraz wyjazdach zarówno gości indywidualnych jak i grupowych Dodatkowe ważniejsze funkcje systemu to; 1. Archiwum funkcja umożliwia wyszukanie dowolnego meldunku według zadanych warunków selekcji (imię, nazwisko, termin pobytu, nr pokoju) oraz sprawdzenie rachunku gościa, wydruk danych. 2. Kantor funkcja umożliwia rejestrację skupu oraz sprzedaży walut obcych oraz wydruk raportu obrotów kantoru. 3. Funkcje przeznaczone do taryfikacji rozmów telefonicznych jeśli hotel wyposażony jest w elektroniczną centralę telefoniczną 4. Funkcje umożliwiające wystawianie rachunków oraz faktur korygujących. 5. Obsługa parkingu hotelowego. 6. Obsługa zamków elektronicznych. 7. Podsystem kontroli dostępu (oparty na czytnikach kart zbliżeniowych). 8. Podsystem Kasy Gastronomiczne (wymagane ekrany dotykowe). 9. KDS (Kitchen Display System) System monitorów kuchennych usprawniających pracę kuchni współpracujacy z Kasami gastronomicznymi 10. Połączenie systemu KAS GASTRONOMICZNYCH z przenośnymi "PALMTOPAMI" umożliwia bonowanie zamówień bez potrzeby podchodzenia do kasy gastronomicznej oraz przepływ informacji od systemu KDS do kelnera (ułatwia a zatym przyśpiesza obsługę gości oraz zapobiega ciągłym wizytą kelnerów w kuchni pytających o gotowość zamówionych potraw). 11. Magazyn gastronomii / rozliczanie gastronomii w/g sprzedaży (dowolna ilość magazynów). 12.Inne magazyny ( gospodarcze, produkcyjne, itp.) 13. Funkcja sklepu. 14. Rejestr awarii pomieszczeń hotelowych 15. Podsystem planowania i kontroli sprzątanych pokoi. System dostosowany jest do współpracy z drukarką fiskalną POSNET-DF301B, czytnikami kart magnetycznych lub zbliżeniowych oraz skanerem czytującym dane z paszportów oraz dowodów osobistych. System wykorzystuje bazę danych MySQL Wymagania sprzętowe; 1. Komputer z procesorem INTEL CORE 2 2. Pamięć dyskowa dowolna 3. Pamięć operacyjna min 1GB 4. System operacyjny WIN 98SE, WIN XP, WIN 2000 Zainstalowanie systemu na sprzęcie nie spełniających powyższych wymagań może spowodować znaczne spowolnienie pracy systemu lub w skrajnych warunkach uniemożliwienie pracy. System przystosowany jest do pracy w środowisku sieciowym ; - Novell Netware - Linux - Windows Od użytkownika oczekuje się ogólnej znajomości zasad pracy z komputerem . Kliknij tutaj Aby dowiedzieć się jak pobrać i zainstalować program RECEPCJA na własnym komputerze.