1.02 Wymeldowanie indywidualne pokoju

Funkcja  'WYMELDOWANIE INDYWIDUALNE POKOJU' służy do rozliczenia oraz wymeldowania gości indywidualnych. Wybór wymeldowywanego pokoju recepcjonistka dokonuje poprzez wpisanie numeru pokoju w pole "NR POKOJU". Wciskając klawisz funkcyjny -F1 - system wyświetla listę meldunków indywidualnych ułatwiając wyszukanie zajętego pokoju. System umożliwia wymeldowanie kilku pokoi jednocześnie wpisując w pole "NR POKOJU" kilka numerów rozdzielonych przecinkami np. "101,102,103 itd." . Po wprowadzeniu numeru pokoju system sprawdza oraz podlicza wszystkie rachunki które powinny zostać uregulowane przez gościa ( opłata za pokój, telefon oraz inne usługi z których goście korzystali podczas pobytu w hotelu i zostały wpisane na rachunek pokoju). Pole "RODZ.PŁAT  (V/I)" umożliwia dokonanie zmiany sposobu rozliczenia pokoju. Rodzaj płatności "V" oznacza, że opłata za pokuj zostanie uregulowana na zasadachGRUPY ZORGANIZOWANEJ (konferencja) natomiast "I" oznacza, że opłatę za pokuj reguluje gość. Pole "PARKING  (T/N)" umożliwia jednoczesne rozliczenie parkingu (rejestrację pojazdów umożliwia dodatkowe oprogramowanie oferowane przez firmę). Recepcjonistka ma możliwość zmniejszenia podliczonej kwoty poprzez   wpisanie zniżki w pole "ZNIŻKA"   lub przeprowadzając edycję poszczególnych części rachunku przy pomocy klawisza funkcyjnego F3. Zniżka jest odliczana procentowo tylko od należności za pokój. System posiada rejestr osób posiadających stała zniżkę za pobyt w hotelu. Rejestr ten jest każdorazowo sprawdzany podczas wymeldowywania gości jeśli   system natrafi na osobę posiadająca zniżkę wyświetla stosowny komunikat na ekranie. Jeśli kwota zaliczki jest większa od podliczonego rachunku w pole "ZWROT ZALICZKI" należy wpisać powstała różnice a system automatycznie dokona zwrotu zaliczki w podanej wysokości. W polu"RODZ. PŁATNOŚCI"   należy wpisać rodzaj płatności ( G - Gotówka, K - Karta kredytowa, C - Czek, P - Przelew, A - Pokój, O - Opłata odroczona ). Jeśli w pole "RODZ.PŁATNOŚCI"  zostanie wpisany znak "A" cały rachunek za dany pokój zostanie przepisany do innego pokoju. Powyższa opcja stosowana jest jeśli inna osoba zameldowana w hotelu będzie regulowała opłatę za wybrany pokój. Opcja ta jest zabroniona jeśli pokój rozliczany jest według zasad meldunku grupowego. Po wprowadzeniu wszystkich danych system proponuje wydrukowanie rachunku. System umożliwia drukowanie następujące rodzaje rachunków. Rachunek skrócony, rachunek zwykły, rachunek szczegółowy oraz fakturę -VAT- lub rachunek uproszczony. Podczas drukowania faktury lub rachunku uproszczonego należy wpisać dane dotyczące firmy odbiorcy faktury. Faktura -VAT- księgowane są automatycznie w rejestrze sprzedaży.

Podczas wprowadzania danych w określonych polach system udostępnia następujących informacji;

1. Pole -NR POKOJU                      - klawisz funkcyjny -F1-  - Zestawienie meldunkówindywidualnych.

2. Pole -NR POKOJU                      - klawisz funkcyjny -F2-  - Zestawienie meldunków grupowych.

3. Pole -OPŁATA ZA POKÓJ     - klawisz funkcyjny -F3-  -Edycja ceny lub ilościusług wchodzących w skład rachunku za pokój.

4. Pole -OPŁATA ZA TELEFON  - klawisz funkcyjny -F3- -Edycja rachunków zarozmowy telefonicznerozliczane automatycznie.

5. Pole -OPŁATA ZA USŁUGI     - klawisz funkcyjny -F3- -Edycja ceny lub ilośćpozostałych usług dodatkowych doliczonych dorachunku gościa.

6. Pole -RODZ.PŁATNOŚCI      - klawisz funkcyjny -F1- - Podgląd możliwych rodzaj płatności.

1.NR.POK. -Pole służy do wpisania numeru wymeldowanego pokoju ( można wpisać kilka numerów oddzielonych przecinkiem ). 

2.PARKING(T/N) - Pole steruje możliwością rozliczenia płatności za pozostawiony samochód na parkingu hotelowym. Funkcja dostępna tylko i wyłącznie jeśli hotel wyposażony jest w dodatkowe oprogramowanie do obsługi parkingu oferowane przez naszą firmę.

3.FIRMA-Pole umożliwia wyszukanie firmy wKATALOGU FIRMdla której będzie wystawiona faktura.

4.OPŁATA ZA POKUJ-Pole podaje kwotę jaką gość powinien zapłacić za korzystanie z pokoju hotelowego. Kwotę tą można zmniejszyć poprzez edycję wciskając klawisz "F3" jeśli kursor znajduje się na danym polu.

5.OPŁATA ZA TELEFON-Pole podaje kwotę jaką gość powinien zapłacić za wykonane rozmowy telefoniczne w ruchu automatycznym. Kwotę tą można zmniejszyć poprzez edycję wciskając klawisz "F3" jeśli kursor znajduje się na danym polu.

6.OPŁATA ZA USŁUGI-Pole podaje kwotę jaką gość powinien zapłacić za inne usługi które były doliczone do pokoju podczas pobytu gościa w hotelu. Kwotę tą można zmniejszyć poprzez edycję wciskając klawisz "F3" jeśli kursor znajduje się na danym polu. Jeśli gość nie chce aby opłata za usługi dodatkowe znajdowały się na rachunku końcowym, podane usługi można rozliczyć wcześniej przy pomocy funkcji programu "REGULOWANIE RACHUNKÓW POKOJOWYCH".

7.WPŁACONE ZALICZKI-Pole podaje kwotę wpłaconych zaliczek, jeśli zachodzi konieczność zwrotu wpłaconej zaliczki (zbyt duża kwota, niewłaściwyVATzaliczki), można tego dokonać przy pomocy funkcji "ZWROT ZALICZEK GOŚCI HOTELOWYCH".

8.WYSTAWIONE FAKTURY-Pole podaje kwotę wcześniej (podczas pobytu gościa) wystawionych faktur zaliczkowych .Kwota faktur jest odejmowana od faktury końcowej.

9.SUMA- Pole pokazuje kwotę do zapłaty przed zniżką.

10.ZNIŻKA- Pole umożliwia wpisanie udzielonego rabatu za pobyt gościa w hotelu. Rabat dotyczy tylko i wyłącznie  należności za pokuj.

11.RAZEM ZE ZNIŻKĄ- Pole podaje kwotę do zapłaty po uwzględnieniu udzielonego rabatu.

12.RODZ. PŁATNOŚCI-Pole umożliwia podanie formy płatności jaką zostanie uregulowany rachunek. Przy pomocy klawisza funkcyjnego "F1" system podpowiada dostępne formy płatności.

13.RODZAJ WALUTY- Zawsze "ZL".

14.DO ZAPŁACENIA- Pole podaje wartość należności z wystawiony rachunek.

15.PRZYJĘŁA OPŁATĘ- Podpis recepcjonistki.